人材不足と対応言語の壁。あらゆる組織の受付業務が直面するこの2つの課題に、人工知能で解決策を提供するサービスが登場しました。株式会社ニュウジアが提供を開始した「AI受付エージェント」は、教育機関や行政機関、企業の申し込み受付業務を自動化し、多言語対応と24時間稼働で業務効率化を実現します。

深刻化する受付業務の人手不足問題

近年、日本全国で深刻化する人手不足は、様々な業界の受付業務にも影響を及ぼしています。大学や専門学校の入試申し込み、行政機関での面接予約、企業の採用エントリーなど、これらの受付業務において人員確保が困難になっているのが現状です。

さらに、グローバル化の進展に伴い外国人からの問い合わせが増加する中、言語の壁による対応遅れやミス発生、業務の逼迫といった問題が日々発生しています。多言語対応可能なスタッフの確保も容易ではなく、多くの組織が対応に苦慮している状況です。

このような背景から、ニュウジアは受付業務の課題をAI技術で解決すべく「AI受付エージェント」を開発。申し込みの受付からデータ整理、問い合わせ対応までをAIが自動で行い、受付業務を大幅に効率化します。

「AI受付エージェント」紹介ページ：https://www.niusia.net/ai-reception/

「AI受付エージェント」の4つの強み

1. 90カ国語対応でグローバル化に対応

「AI受付エージェント」最大の特長が、90カ国語という幅広い言語対応力です。英語や日本語、中国語をはじめとする多言語に対応することで、外国人の申し込みもスムーズに処理できるようになります。

これにより、言語の壁による対応遅れやミスを防ぎ、受け入れ機関の負担を大幅に軽減。また、言語に関係なく統一された対応が可能となり、サービス品質の均一化も実現します。

グローバル化が進む教育機関や企業にとって、この多言語対応機能は非常に価値のある機能と言えるでしょう。

2. 24時間365日対応で人材不足を解消

人手不足が深刻な状況においても、AIが常時対応することで業務の継続性を確保できるのが「AI受付エージェント」の強みです。電話やメール対応をAIが代行することで受付スタッフの負担を削減し、夜間・休日も含めた24時間体制で申し込みをスムーズに受け付けます。

また、AIによる受電率100％により待ち時間が削減され、ユーザー満足度の向上にも繋がります。特に入試シーズンなどの繁忙期における人員増強の必要性が軽減され、安定した受付体制を維持できるようになります。

3. 業務効率化でコスト削減を実現

AIが申し込み受付のデータ整理・入力・確認作業を代行することで、ヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理が可能になります。定型業務の自動化により、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるようになるのも大きなメリットです。

実際に、受付業務にかかる人件費を平均30％以上削減しながら、対応品質の向上も実現しているとのこと。入力ミスや処理漏れの減少により、後工程での手戻りも最小化されます。

4. 既存システムとのスムーズな連携

大学や企業の既存の申し込み管理システムとの連携が可能なため、新たなシステム導入の負担を抑えながら、スムーズな受付業務の実現が可能です。多数の国内導入実績をベースに柔軟なシステム連携を実現し、導入時の混乱を最小化します。

導入事例に見る効果

実際の導入事例からも、「AI受付エージェント」の効果が明らかになっています。ある私立大学では、入試申し込みを「AI受付エージェント」で自動化することで、業務負担を50％削減。受付担当者の対応時間短縮とミス発生の減少を実現しました。問い合わせ対応時間は平均12分から3分に短縮され、満足度調査でも高評価を獲得しています。

また、ある大手企業では、人事採用エントリー受付を「AI受付エージェント」に切り替えることで、応募者対応の迅速化とデータ管理の精度向上を実現。人事担当者の負担が軽減し、選考業務に集中できる環境を整備しました。さらに、外国人採用の拡大にも寄与し、グローバル人材の確保にも成功しているとのことです。

AIトランスフォーメーション（AX）の時代へ

「AI受付エージェント」の登場は、従来のDX（デジタルトランスフォーメーション）からAX（AIトランスフォーメーション）への移行を示す好例と言えるでしょう。単なるデジタル化ではなく、AI技術を活用して業務プロセスを根本から変革することで、人手不足や多言語対応といった複合的な課題解決を実現しています。

今後、教育機関や行政機関、企業の受付業務におけるAIの活用は、ますます拡大していくことが予想されます。人手不足が深刻化する中、AIによる業務効率化と品質向上の両立は、多くの組織にとって重要な経営課題となっていくでしょう。